7 Tips Mengatur Dokumen Yang Efektif

Pernah gak kamu bikin client atau rekan bisnis nunggu lama? hanya karena kamu lupa meletakkan dokumen kontrak di meja kerja, atau bahkan kehilangan dokumen bisnis yang sangat penting?

Jika tidak pernah maka berhati-hatilah karena ini dapat berakibat fatal bagi karier mu, mungkin kamu pernah memiliki pengalaman seperti yang disebutkan, maka sebaiknya kamu harus belajar pengelolaan dokumen.

Pengelolaan dokumen bisa dari penataan dokumen, pembagian dokumen, penyusunan dokumen dan masih banyak lagi, jika hal ini terorganisasi dengan baik maka kamu dapat bekerja dengan efisien. 

Baik itu dokumen kertas, file elektronik, atau kombinasi keduanya, sangat penting untuk mengetahui cara mengatur dokumen dengan baik. Dengan melakukan itu, memungkinkan kamu mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mencari dokumen bisnis dan memastikan bahwa Kamu selalu memiliki informasi yang diperlukan.
       7 Tips Mengatur Dokumen Yang Efektif

Manajemen Informasi Dokumen.

Di meja kantor terdapat berbagai macam dokumen, mulai dari dokumen kontrak, dokumen pribadi, dokumen keuangan, bahkan dokumen pelaporan, mungkin kebiasaan buruk kita seperti menjadikannya dalam satu tempat agar terlihat ringkas adalah solusi yang praktis dilakukan saat itu.

Jika dokumen masih dalam hitungan jari, mungkin benar terlihat sangat ringkas, namun yang perlu kamu ketahui bahwa dokumen-dokumen tersebut lambat-laun akan menumpuk, kemungkinan terburuk kamu akan kesulitan mencarinya kembali.

Tidak ada salahnya mempelajari lebih awal, atau jika kamu saat ini merasa kesulitan, kamu bisa melakukan beberapa hal agar dokumen kamu tidak berhamburan, lebih rapi, dan terorganisir,

Manajemen File yang Efektif.

Berikut adalah tujuh strategi untuk mengatur dokumen dan file Kamu secara efektif dan efisien:

1. Jangan menyimpan dokumen lama yang tidak berguna.

Cek kembali dokumen lawas yang sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen lawas bisa saja masih berlaku seperti dokumen kontrak. Maka dari itu tinjau kembali dokumen bisnis kamu apakah kontrak tersebut masih berlaku.


Terkadang karena terlalu malas kita masih saja menyimpan dokumen-dokumen yang tidak penting, selain menambah tumpukan di ruang kerja, hal ini bisa jadi sangat merepotkan ketika mencari dokumen lain yang dibutuhkan.

2. Berikan nama file/folder yang konsisten pada berkas dokumen.

Jika dibutuhkan pertimbangkan untuk membagi folder utama menjadi subfolder untuk berbagai kategori misal, (klien, pemasok, dan kolega). Untuk memperjelas apa atau dengan siapa folder tersebut terkait, gunakan nama yang disingkat. Bahkan kode warna efektif lebih mudah untuk membedakan antara berbagai kelompok folder.

3. Simpan dokumen terkait bersama-sama, apapun jenisnya.

Jika sebelumnya membahas penyusunan dokumen dengan memberikan nama file dan folder, maksud dari menyimpan semua jenis dokumen bisnis terkait dalam satu folder yang sama, artinya dalam sebuah proyek X, dibuat sebuah folder "Pelaporan proyek X" yang di dalamnya terdapat berbagai berkas baik itu word, ppt, excel, gambar dan lain-lain yang berkaitan dalam projek X.

Artinya penyimpanan lebih efektif, di mana folder tersebut adalah folder besar atau buku besarnya, akan lebih rapi lagi jika kamu bisa membaginya ke sub-bagian yang lebih detail.

4. Bedakan antara pekerjaan yang sedang berlangsung dan yang sudah selesai.

Pindahkan dokumen yang tidak lagi Kamu kerjakan ke folder secara berkala (misalnya, mingguan atau setiap dua minggu). Karena beberapa orang suka terus bekerja saat ini atau melanjutkan pekerjaan di meja atau desktop komputer. Setelah selesai, harap mentransfernya ke tempat penyimpanan dimana file berkas yang termasuk dalam kategori yang sama disimpan.

5. Hindari mengisi folder secara berlebihan.

Jika folder memiliki banyak file atau banyak subfolder di folder utama. Bagilah file dan folder menjadi pengelompokan yang lebih kecil (sub folder atau sub-subfolder). Misalnya, Kamu dapat membuat subfolder "Data-2021," "Data-2022," dan "Data-2023" di dalam folder "Rencana Bisnis Y". 

Mirip dengan ini, Kamu bisa membuat subfolder untuk "presentasi penjualan Delta Traders Y" dan "kontrak Delta Traders Y" di bawah folder untuk klien bernama Delta Traders. Dari pada memiliki daftar file yang panjang, tujuannya adalah untuk mengatur setiap file ke folder atau subfolder jelas.

6. Urutkan dokumen sesuai waktu.

Pastikan tanggal dokumen jelas dengan menggaris bawahinya, memasukkannya ke versi kertas, atau menambahkannya ke judul untuk versi elektronik. 

Dengan demikian, Kamu bisa mengatur dokumen administrasi atau keuangan dalam urutan kronologis tanpa harus membuka masing-masing secara individual.  Dan di masa depan, Kamu akan lebih mudah menemukannya.

7. Membuat salinan digital.

Dokumen kontrak, dokumen persetujuan, keuangan dan lainnya yang tercetak dalam bentuk fisik kertas atau hard file, kamu dapat menyalin ke dalam bentuk soft file. Selain dapat lebih ringkas, dokumen digital sangat mudah diberi label agar mudah dicari di komputer.

Di khawatirkan dokumen kertas akan lebih cepat rusak dan digitalisasi dapat memperluas penyimpanan fisik, selain itu dokumen digital lebih aman jika kamu masukkan ke dalam penyimpanan awan atau cloud drive. Aksesibilitas yang tinggi serta memungkinkan membagi kepada orang yang spesifik dengan layanan cloud drive.

Hal ini adalah optional karena tidak semua client atau kontrak dapat selalu menerima dokumen digital, gunakan penilaian terbaik Kamu dalam situasi ini.

Sekian tips-tips untuk mengatur dokumen kamu lebih baik, yang dapat mempermudah kamu dalam bekerja dengan efektif dan efisien.
www.mtalkblog.com

Temukan informasi terkini tentang teknologi, desain grafis, dan lainnya di mtalkblog.com. Dapatkan panduan praktis dan berita terbaru di sini.

Jika Artikel Ini Bermanfaat Silahkan Tinggalkan Pesan Apapun di Komentar

Posting Komentar (0)
Lebih baru Lebih lama

Ads